Umstellung der Mitgliederverwaltung.
Durch die personelle Änderung in der Kassenverwaltung des Heimatvereins wurde eine Umstellung der Mitglieder- und Geldverwaltung auf moderne Bearbeitungsverfahren notwendig. Die bis dahin geführte Karteikartenverwaltung wurde auf eine computergestützte moderne Datenbank umgestellt.
Der große Vorteil: Hohe Transparenz, schneller Zugriff auf Informationen und Flexibilität.
Durch die Zugänglichkeit ist sowohl die Mitglieder- als auch Finanzverwaltung für den Vorstand in seiner Gesamtheit einfacher nachvollziehbar und kontrollierbar. Revisionen sind mit geringerem Aufwand durchführbar.
Voraussetzung: Für eine funktionierende elektronische Verwaltung ist eine lückenlose Dokumentation und Datenerfassung notwendig.
Während der Anpassung von Karteikarten auf die elektronische Datenbank, wurde in einigen Fällen festgestellt, das bestimmte Unterlagen fehlten z.B. Änderungen der IBAN-Nummern oder auch Lastschriftmandate. Um potentielle Fehlbuchungen zu Lasten des
Schöninger Heimatvereins zu vermeiden, wurde und werden in den Fällen der unvollständigen Dokumentation die betroffenen Mitglieder speziell angesprochen, um diese Dokumentationslücken zu beseitigen.
Deshalb die dringende Bitte:
Teilen Sie Änderungen der Anschrift oder der Bankverbindung dem Verein unbedingt schriftlich mit, damit einerseits Fehlbuchungen vermieden werden und Sie andererseits die Heimatvereinszeitung regelmäßig bekommen können.
Seitens des Vorstands bitten wir, die mit dieser Aktion aufgetretenen und noch auftretenden Nachfragen zu entschuldigen.
Eberhard Weigel, Schatzmeister